Beheer jouw E-facturatie

Ja, het delen van facturen aan VCSA via Silverfin Pulse zal uitdoven. Silverfin Pulse voldoet niet aan de wetgeving van 2026. VCSA zal de facturen beheerd via Billit en BillToBox automatisch ontvangen.

Indien de klant toch heeft gekozen voor een ander Peppol-conform e-facturatieplatform dan zal er samen bekeken worden hoe de facturen geautomatiseerd gedeeld kunnen worden met VCSA.

Zoals u mogelijks weet zal vanaf 2026 alle facturatie online verlopen. Dus niet meer per post of via mail. Dit is een Europese wetgeving. Voor België gaat deze van start op 1 januari 2026. Vanaf dan gaat u alle facturen ontvangen en verzenden via een online platform. Uw online brievenbus. Deze vorm van online facturatie wordt ook wel e-facturatie of e-invoicing genoemd.

Deze online facturatie verloopt via het Peppol netwerk. Via dit netwerk kan u facturen ontvangen van en verzenden naar andere bedrijven en/of overheden. Om gebruik te maken van dit netwerk dient u een account te hebben op een online platform zoals Billit of BillToBox. Op dit platform kan u facturen ontvangen, opmaken en verzenden naar uw klanten. Wij zijn er graag tijdig bij om onze klanten gebruik te laten maken van deze online platformen. Hierdoor hebben wij de nodige tijd om ondersteuning op maat te bieden.

E-facturatie: Verplicht gebruik van gestructureerde elektronische facturen vanaf 2026 | FOD Financiën (belgium.be)

Wat is een e-factuur: Wat is een elektronische factuur? | FOD Financiën (belgium.be)

Samenvatting en overzicht: Samenvatting facturering binnen België vanaf 1 januari 2026 | FOD Financiën (belgium.be)

Jazeker! Om de overstap naar efacturatie te stimuleren en de kosten hiervoor te beperken voorziet de wetgever een gunstmaatregel in het voordeel van zelfstandigen en kleine vennootschappen. Dit wilt zeggen dat de abonnementskosten van uw efacturatiepakket, evenals de advieskosten hiervoor, voor 120% aftrekbaar zijn.

De overstap moet gebeuren voor 2026. Het is belangrijk dat uw facturatie zo snel mogelijk Peppol-conform is zodat u zeker en vast wettelijk in orde bent tegen 2026. Het is niet nodig om per kalenderjaar de overstap te maken. U kan op elk moment de overstap maken. De overstap biedt daarnaast ook tal van voordelen zoals efficiëntie, kostenbesparing, betere cashflow door snellere verwerking, minder fouten door automatisatie en veilig verkeer van documenten. U kan dus best zo snel mogelijk de overstap maken.

Peppol is een internationaal netwerk voor veilige en gestandaardiseerde elektronische facturatie en documentuitwisseling. Het maakt het mogelijk om facturen en andere documenten digitaal te versturen en te ontvangen tussen bedrijven of tussen bedrijven en overheden, ongeacht het gebruikte facturatiesysteem. Vanaf 2026 wordt het gebruik van Peppol in België verplicht voor B2B (business to business) facturatie.

Wat heeft de overstap te bieden?

• Efficiëntie en tijdsbesparing: u kunt eenvoudig uw facturen digitaal versturen en ontvangen, wat papierwerk en administratieve rompslomp vermindert.
• Kostenbesparing: Digitale facturatie verlaagt uw uitgaven aan papier, post en opslag.
• Betere cashflow: Door snellere verwerking en opvolging van facturen kunt u sneller betalingen ontvangen.
• Minder fouten: Geautomatiseerde processen verkleinen de kans op menselijke fouten in uw administratie.
• Veiligheid: Uw facturen worden veilig verzonden en opgeslagen, conform de wettelijke vereisten.
• Bijkomende functionaliteit: afhankelijk van welk e-facturatiepakket u kiest heeft u nog tal van bijkomende voordelen om uw processen te automatiseren en analytische inzichten te verkrijgen in uw activiteiten.

Dit scenario zal er voor iedereen zijn t.e.m. 2026. B2B klanten en leveranciers zullen in de tussentijd mee op de boot springen. Zolang uw klanten en leveranciers Peppol niet gebruiken kan u de facturen aanmaken in uw online platform en deze bijvoorbeeld via mail verzenden naar de klant.

Ga zeker na met uw e-facturatieleverancier of ze Peppol-conformiteit voor zowel de inkomende als de uitgaande facturen garanderen.

Indien uw platform Peppol-conform is moet er worden nagekeken hoe de koppeling gemaakt kan worden met uw boekhoudsoftware. Vraag dit zeker eens na bij uw boekhoud- en e-facturatieleverancier.

Goed nieuws, U bent goed op weg!

Let op! Met veel platformen kan u enkel facturen versturen en niet ontvangen. Kijk dus zeker even na of uw account de mogelijkheid biedt om inkomende facturen via Peppol te ontvangen.

De volgende stap is om te bekijken hoe u uw facturen met VCSA deelt indien wij uw facturen boeken. Dit bespreken we best samen om uit te maken hoe we de koppeling kunnen maken.

Gebruikt u geen Billit of BillToBox? Ga dan na met het support team of u al facturen kan uitsturen en ontvangen via Peppol.

Indien wel, dan bespreken wij best samen om te bekijken hoe wij die facturen in de toekomst kunnen ontvangen indien VCSA de facturen boekt.

Indien niet, gaat u de overstap moeten maken naar een platform dat wel Peppol-conform is.

Het is belangrijk om te onderstrepen dat Peppol verkeer vereist wordt voor zowel inkomende als uitgaande facturen. Ook al verstuurd u weinig facturen, u gaat nog steeds een online platform moeten gebruiken om facturen te ontvangen.

Geen probleem, dan is Peppol en e-facturatie niet relevant voor u.

Uw bedrijf zal ook Peppol-conform moeten worden.

Nee, dat is niet mogelijk.

Indien VCSA de boekhouding uitvoert ipv intern dient u nog steeds aan de transitie naar e-facturatie en Peppol-conformiteit te voldoen.

E-facturatie gaat over het online verzenden en ontvangen van facturen. Het verzenden en ontvangen van facturen staat los van de boekhouding.

Het is uitermate belangrijk dat uw facturatieproces Peppol-conform wordt voor alle B2B facturen, zowel inkomend als uitgaand, vóór 2026. Bekijk met uw huidige softwareprovider(s) of ze Peppol-verkeer ondersteunen.

Zo ja, dan raden we u aan om zo spoedig mogelijk met de overstap te starten.
Indien niet, dan kijkt u best al uit voor andere platformen. Wij raden standaard Billit of BillToBox aan.

Is uw facturatiepakket Peppol-conform voor zowel inkomende als uitgaande facturen?

Zo ja, bekijk alvast met uw boekhoud- en e-facturatieleveranciers wat de mogelijkheden zijn voor een koppeling.

Indien niet, zorg ervoor dat u verder gaat met een e-facturatietool dat aan Peppol en uw noden voldoet en daarnaast ook vlot koppelt met uw boekhoudpakket.

Geen probleem, dat is ook niet vereist. Billit en BillToBox zijn gebruiksvriendelijke platformen voor de ondernemer. De focus blijft hier het digitaal beheer van uw facturen via het Peppol-netwerk.

Uiteraard, ons team staat klaar om u begeleiding op maat te bieden. Neem contact op met efacturatie@vcsa.be om dit verder te bespreken en een afspraak in te plannen.

Wij maken een analyse van uw noden en zullen vervolgens het juiste pakket (Billit of BillToBox) aanbevelen. U neemt uiteraard de eindbeslissing over het pakket dat gebruikt zal worden.
Indien wij u nog niet hebben toegereikt kan u ons contacteren via efacturatie@vcsa.be en maken wij vervolgens in samenspraak met uw dossierbeheerder een account aan voor uw bedrijf.

Laat ons team telefonisch of via mail weten dat u graag wil starten met Billit. Vervolgens maken wij een account aan voor u. Hierdoor geniet u van 1 maand gratis proefperiode.

• Als wij een account hebben aangemaakt ontvangt u een e-mail om een persoonlijk wachtwoord in te stellen.
• Als dit is gelukt krijgt u een begeleidende e-mail van ons. Hierin staan alle stappen die u moet doorlopen om uw account in orde te brengen conform de wetgeving 2026.
  • Uw account linken met het Peppol-netwerk.
  • Uw bankrekening koppelen.
• Eens uw account in orde is bent u klaar om van start te gaan. Wij bezorgen u het nodige ondersteunend materiaal voor een vlotte start. Verder staat ons team altijd klaar om u te begeleiden.

Geen probleem, de overstap maken is niet voor iedereen evident. Er is een netwerk aan ondersteuning dat begeleiding op maat biedt:

• Support-service van Billit: support@billit.eu
• Een gespecialiseerd team binnen VCSA.

VCSA zal herinneringen uitsturen met de nodige ondersteunende documenten over Billit. Deze zullen een hele lijst van ondersteunende filmpjes:

• Webinars Billit: Webinars & events (billit.eu)
• Aan de slag met Billit: Ga aan de slag met Billit in 6 eenvoudige stappen | Ondersteuning

E-facturatie via Billit:

• Inkomsten: Vereenvoudig je inkomensbeheer met Billit | Efficiënte oplossingen
• Uitgaven: Stroomlijn je uitgavenbeheer | Billit
• Webinars: Webinars & events (billit.eu)
• Tutorials: Ga aan de slag met Billit in 6 eenvoudige stappen | Ondersteuning

Als eerste stap gaan we kijken of uw huidige pakket Peppol-conform is voor zowel inkomende als uitgaande facturen.

Indien wel, bespreken wij samen hoe u de facturen geautomatiseerd met VCSA kan delen.

Indien niet, moet de overstap toch gemaakt worden naar een ander platform.

Billit:

• Prijslijst Billit: Transparante prijzen | Billit facturatiesoftware

--> Facturatie verloopt rechtstreeks met u.

Wij maken een analyse van uw noden en zullen vervolgens het juiste pakket (Billit of BillToBox) aanbevelen. U neemt uiteraard de eindbeslissing over het pakket dat gebruikt zal worden.
Indien wij nog niet hebben toegereikt kan u ons contacteren via efacturatie@vcsa.be en maken wij vervolgens in samenspraak met uw dossierbeheerder een account aan voor uw bedrijf.

Laat ons team telefonisch of via mail weten dat u graag wil starten met BillToBox. Vervolgens maken wij een account aan voor u. Hierdoor geniet u van 1 maand gratis proefperiode.

• Als wij een account hebben aangemaakt ontvangt u een e-mail om een persoonlijk wachtwoord in te stellen.
• Als dit is gelukt krijgt u een begeleidende e-mail van ons. Hierin staan alle stappen die u moet doorlopen om uw account in orde te brengen conform de wetgeving 2026.
  • Uw account linken met het Peppol-netwerk.
  • Uw bankrekening koppelen.
• Eens uw account in orde is bent u klaar om van start te gaan. Wij bezorgen u het nodige ondersteunend materiaal voor een vlotte start. Verder staat ons team altijd klaar om u te begeleiden.

Geen probleem, de overstap maken is niet voor iedereen evident. Er is een netwerk aan ondersteuning dat begeleiding op maat biedt:

• Support-service van BillToBox: support@billtobox.com
• Een gespecialiseerd team binnen VCSA.

VCSA zal herinneringen uitsturen met de nodige ondersteunende documenten over Billtobox. Deze zullen een hele lijst van ondersteunende filmpjes:

• Webinars BillToBox: Webinars | Billtobox België
• Tutorials: Billtobox Tutorials (wistia.com)

E-facturatie BillToBox:

• Aankopen: Aankoopfacturen | Billtobox België
• Verkopen: Verkoopfacturen | Billtobox België
• Webinars: Webinars | Billtobox België
• Tutorials: Billtobox Tutorials (wistia.com)

Als eerste stap gaan we kijken of uw huidige pakket Peppol-conform is voor zowel inkomende als uitgaande facturen.

Indien wel, bespreken wij samen hoe u de facturen geautomatiseerd met VCSA kan delen.

Indien niet, moet de overstap toch gemaakt worden naar een ander platform.

Prijs BillToBox:

BillToBox:

• 10 euro per maand voor 500 facturen.
• 19 euro per maand voor 500+ facturen.

--> Facturatie verloopt via VCSA.